【使い方別】レンタルオフィスのメリット・デメリット、選び方は？ 実際にあった活用事例や注意点も解説！

レンタルオフィスの使い方

レンタルオフィスの使い方はさまざまです。一つでも多くの使い方を知っておけば、職場の課題を解決できる可能性が高まります。

早速、レンタルオフィスの使い方を解説します。

使い方1．テレワーク

レンタルオフィスをテレワークの拠点にする使い方があります。自宅やカフェ、公共施設以外の選択肢として、テレワークを行える場所を確保できます。

またテレワークをするときには、ウェブ会議ブースがあると便利です。

【メリット】

テレワークでは、上司の監視下を離れて社員が業務を行うので、セキュリティのトラブルが発生するリスクが高くなります。たとえば、カフェや図書館などでテレワークをしているとき、画面を盗み見されてしまったり、資料を盗まれてしまったりするリスクがあります。

その点最近のレンタルオフィスでは、個室に鍵がついていたり、監視カメラが設置されていたりします。セキュリティが強固な環境で仕事を進められるので、テレワークのトラブルを軽減できるでしょう。

そのほか、社員が本社よりも近い場所で働けることや、災害が起きても事業を継続できることもメリットです。

【デメリット】

レンタルオフィスによって、家具やオフィス用品などの環境が異なります。環境によっては、ほかの場所のほうが働きやすいと感じる方もいるでしょう。

また、自宅やカフェ、公共施設などでテレワークをすれば、高額なサービス利用料も発生しません。

セキュリティに関する対策が適切に講じられるのであれば、レンタルオフィス以外の場所でテレワークをするほうがコストを節約しやすいでしょう。

使い方2．起業

レンタルオフィスを使えば、起業時に素早く活動拠点を確保できます。短期間のレンタルも可能なので、本拠点を定める前の職場としても検討可能です。

【メリット】

賃貸オフィスでは、オフィスの維持管理を社内で対応しなければなりません。たとえば、ゴミ捨てや掃除などです。社員同士で作業を分担するのが一般的ですが、コア業務に割ける時間が減ってしまいます。

その点レンタルオフィスでは、ゴミ捨てや掃除などを清掃業者に対応してもらえるので、雑用を気にする必要はありません。

また、レンタルオフィスにはオフィス機器やインターネット環境が整備されています。内装工事も必要ありません。職場環境を構築する手間を省けるので、スムーズにビジネスを展開できます。

このように、レンタルオフィスを起業に活用すれば維持管理や環境整備の負担が減ります。事業拡大に専念しやすくなるでしょう。

【デメリット】

職場の内装は、来訪者に好印象を与えたり、社員の業務効率を高めたりする要素でもあります。起業をするときに、オフィスの内装にこだわりたい方も多いでしょう。

その点レンタルオフィスでは、内装があらかじめ決まっているので、デザインを自由に変更できません。

事業が拡大すると従業員が増えるだけでなく、社風やブランドイメージが変化する可能性もあります。会社の成長にあわせて内装を調整したい場合、別のオフィスに移転する必要も生じるでしょう。

使い方3．拠点の増加

レンタルオフィスは企業の拠点を増やすのにも便利なサービスです。借りる場所によってメリットが大きく変わるので、目的にあわせて慎重に選びましょう。

【メリット】

レンタルオフィスは全国各地で普及しているサービスであり、本拠地以外に社員が出勤できる場所をスムーズに用意できます。

郊外にレンタルオフィスを用意すれば、社員が都心に通勤する負担を減らせます。通勤に費やす時間と体力の消費を減らせるので、業務効率を高められる可能性が高いです。

地方にレンタルオフィスを借りれば、地方にいる優秀な人材の採用が可能になるほか、ビジネスチャンスも増やせるでしょう。

【デメリット】

レンタルオフィスで拠点を増やすと、遠隔地で働く社員が増えるので、コミュニケーションを交わしづらくなります。

業務の効率を低下させてしまわないよう、チャットツールやWeb会議ツールなどを利用して、社員同士で気軽にやり取りしやすい状況を確保することが大切です。

ただ、チャットツールだとメッセージを誤って解釈されてしまいがちで、Web会議ツールも打ち合わせの日程調整が面倒になることがあります。

最近では仮想オフィスでコミュニケーションを交わせるバーチャルオフィスツールも登場しています。必要に応じて利用を検討してみるとよいでしょう。

使い方4．会議

ほとんどのレンタルオフィスでは会議室を利用できます。打ち合わせや面談などに使うスペースを確保するのに便利です。

【メリット】

賃貸オフィスに会議室を設ける場合、スペースが広くなってしまうため、賃料が高くなってしまいがちです。

その点、レンタルオフィスなら自社専用の会議室を確保しなくても、共用部分として必要なタイミングで利用可能です。

また、会議に必要なモニターやプロジェクター、ホワイトボード、Web会議用マイク・カメラなどを利用できるケースも珍しくありません。

会議に必要な機器を用意しなくて済むので、設備コストも削減できます。

【デメリット】

会議室の利用が予約制となっているレンタルオフィスがあります。空き状況をホームページで確認する必要があり、予約に手間がかかります。

頻繁に打ち合わせや面談が必要になる企業だと、予約が面倒になってしまうでしょう。予約後にキャンセルする場合、キャンセル費用が発生するケースもあるので注意してください。

そのほか、営業時間内のみ会議室の利用を可能としているレンタルオフィスもあります。緊急の場面で利用できなければ、ビジネスで支障をきたしてしまうでしょう。

使い方5．来客対応

レンタルオフィスは来客をもてなす環境としても活用できます。取引先との商談や顧客からの相談が多い業種の使い方に適しています。

【メリット】

開業して自宅で仕事をするとき、来客対応が必要な業種によっては、応接室を用意する必要があります。

ただ、自宅はプライベートな空間でもあり、来客によって家族に負担が生じてしまいがちです。その点、レンタルオフィスを利用すれば、公私を切り分けて来客対応に集中できます。

また、受付スタッフの人件費を節約したいのであれば、受付サービスを提供しているレンタルオフィスもおすすめです。

常駐の受付スタッフが来客対応を行ってくれるほか、不在時に伝言や郵便物まで預かってくれます。

来客対応の負担やコストを減らしたいときは、レンタルオフィスを検討してみましょう。

【デメリット】

レンタルオフィスの受付スタッフは、マナーや接客スキルが運営者の採用方針に依存します。

来客対応の質にこだわる方であれば、接客の内容に不満を持ってしまう可能性があります。賃貸オフィスで受付スタッフを雇用・教育したほうが安心できるでしょう。

また、無人受付方式を採用しているレンタルオフィスもあります。その場合、利用者の方のマナーが悪いと、清掃がおろそかになるケースがあるようです。

清掃不足の環境に顧客を招いてしまえば、不快な思いをさせてしまいます。会社に対してネガティブな印象を持たれてしまうでしょう。

使い方6．資格の学習

レンタルオフィスは資格の学習スペースとしても利用可能です。自宅やカフェだと集中できない場合、近くに図書館がない場合などに役立ちます。

【メリット】

カフェで資格の勉強をするときは、他者の声が気になってしまいがちです。その点レンタルオフィスであれば、完全個室を選べるので音を気にせず学習できます。

レンタルオフィスには、自宅のようにテレビや趣味のアイテムなどはありません。誘惑に負けて休憩が多くなることもないでしょう。

また、図書館で勉強をする場合は、席が埋まってしまうリスクがあります。17時ごろに閉館してしまう図書館も多く、仕事帰りのタイミングでは利用しづらいです。

レンタルオフィスであれば、24時間利用できるサービスも多いので、好きなタイミングで学習できます。

【デメリット】

レンタルオフィスは資格の学習を利用するときに最適な環境ですが、費用が高くなってしまいがちです。

たとえば、固定デスクを利用できるプランの料金が月額65,000円のレンタルオフィスがあります。

料金を下げるためには、土日や祝日だけ利用できるプランを選択する必要もあります。
資格の学習にコストをかけたくない方であれば、レンタルオフィスの利用は不向きだといえるでしょう。

使い方7．住所利用

ほとんどのレンタルオフィスでは住所利用の使い方に対応しており、法人登記も行えます。ビジネスの本拠地を定めるために活用できます。

【メリット】

レンタルオフィスで住所を利用する方法はさまざまです。まず、郵便物や宅配物の受け取れるサービスがあります。郵便局のように、別の場所に荷物を受け取りに行く必要がなく、落ち着いてビジネスに専念できます。

また、Webサイトや名刺に住所を表示できるレンタルオフィスもあります。自宅の住所を公開せずに企業としての拠点を周知できます。プライバシーを守りたい方にとって大きなメリットでしょう。

そのほか、レンタルオフィスの住所で登記を行えます。自宅で法人登記をすると、開業したばかりでは事業の信頼性をアピールしづらいです。

その点、レンタルオフィスであれば都心やブランド力の高いエリアで登記できるため、顧客からの信用度も高まりやすいでしょう。

【デメリット】

レンタルオフィスはあくまで企業が運営しているサービスなので、倒産してしまえばサービスを利用できなくなります。

もしサービスが利用できなくなったときは、Webサイトや名刺、登記の情報を変更する必要性が生じます。

レンタルオフィスのメリット・デメリットについては下記の記事でも解説しているので参考にしてみてください。

参考：レンタルオフィスの住所で法人登記はできる？ メリットや方法、注意点まで解説！

レンタルオフィスの利用目的一覧まとめ

利用目的	メリット	デメリット
テレワーク	・セキュリティトラブルを減らせる ・社員が本社よりも近い場所で働ける ・災害が起きても事業を継続できる	・施設によって働きやすさが依存する ・自宅やカフェ、公共施設のほうがコストを節約できる
起業	・素早く拠点を確保できる ・維持管理業務の負担が少ない	・内装が固定されている
拠点の増加	・社員が都心に通勤する負担を減らせる ・地方にいる優秀な人材を採用できる	・社員同士のコミュニケーションが希薄化しやすい ・チャットのメッセージで誤解が生じやすい ・Web会議の日程調整に手間がかかる
会議	・共用利用により賃料を減らせる ・会議用の機器を用意しなくて済む	・予約する必要がある ・キャンセル費用が発生することがある ・営業時間外に利用できないことがある
来客対応	・プライベートの時間を確保しやすくなる ・受付サービスによって来客対応を代行してもらえる	・スタッフのマナーや接客スキルがサービスによって異なる ・無人受付だと清掃がおろそかになるケースがある
資格の学習	・声や音を気にせず学習できる ・自宅よりも休憩したくなる要素が少ない ・好きなタイミングで利用しやすい	・コストが高い
住所利用	・自宅の住所を公開せずに拠点を周知できる ・開業したばかりでも顧客からの信用度を高めやすい	・サービスが廃止されるとWebサイトや名刺、 登記の情報を変更する必要が生じる

使い方別！ レンタルオフィスの選び方

レンタルオフィスは使い方によって選ぶポイントが違ってきます。ここからはレンタルオフィスの選び方を使い方別に解説します。

テレワークの使い方で選ぶポイント

レンタルオフィスでは、自社の社員以外にもさまざまな人が出入りします。テレワークでトラブルが発生しないように、セキュリティ対策を見落としなく確認しましょう。

前提として、不審人物や関係者以外が立ち入らない環境を選ぶ必要があります。有人受付のレンタルオフィスや入退室システムを導入しているレンタルオフィスがおすすめです。

盗難や情報漏えいが気になるのであれば、完全個室が適しています。さらに防犯カメラのあるレンタルオフィスなら証拠が残るので犯罪も発生しづらいです。

書類から情報が漏えいしてしまうリスクもあります。不要な書類を破棄できるよう、シュレッダーの有無まで確認しておきましょう。

起業の使い方で選ぶポイント

起業時には顧客や販路の開拓に苦労しやすいことが知られています。

したがってレンタルオフィスで起業するときにも、他社と取り引きしやすいエリアを選ぶことが大切です。レンタルオフィスの周辺に位置する企業を確認するようにしましょう。

特定の業種が集まりやすいエリアも存在します。たとえば、渋谷はIT企業の聖地として知られているエリアです。

渋谷を拠点とする代表的なIT企業としては、GMOインターネットやサイバーエージェント、ディー・エヌ・エーなどがあります。

ディー・エヌ・エーに関しては、WeWork渋谷スクランブルスクエア内のシェアオフィスに移転しています。

ターゲットとなる企業が入居するレンタルオフィスを選べば、接点を持ちやすくなるでしょう。

拠点増加の使い方で選ぶポイント

レンタルオフィスは一つの拠点だけでなく、全国的に複数の拠点を展開しているサービスもあります。会員になれば全拠点が利用できるパターンです。

複数の拠点を展開しているサービスで拠点を増やすときは、レンタルオフィスの拠点数を確認しましょう。拠点数が多ければ、自社と相性のよいエリアに拠点を設けられる可能性が高くなります。

たとえば、従業員が出張する可能性が高い場所に拠点が見つかれば、出張時にも安心して業務に専念できます。

また、拠点が集中しているエリアに着目することも重要です。たとえば、首都圏に特化しているレンタルオフィスがあります。東京全域でビジネスを展開したい場合に役立ちます。

都心部だけでなく郊外居住エリアにまで拠点があれば、子育てや介護で時間に制約がある方でも、自宅から近い場所で安心して仕事に取り組めます。

会議の使い方で選ぶポイント

レンタルオフィスごとに、会議室の規模や料金、付随サービスなどの違いがあります。

まず、会議室を選ぶときには収容人数を確認しましょう。大きなプロジェクトでは打ち合わせに参加する人数も増えるので、上限数の確認は不可欠です。

料金に関しては、時間貸しで利用するパターンがあり、1時間あたりの費用を比較する必要があります。コストを節約したい場合は、長時間割引の仕組みにも着目してみてください。

そのほか、ティーサーブサービスにも対応しているレンタルオフィスもあります。打ち合わせの参加者をリラックスさせたい場合に最適です。

来客対応の使い方で選ぶポイント

来客対応をするスタッフのスキルや、受付サービスの内容に着目することが大切です。

たとえば、外国語を話せるスタッフや海外で育ったスタッフなどがいれば、外国人の来客にも対応してもらえます。来客時にスタッフがドリンクを配膳してくれるレンタルオフィスであれば、来客の緊張感も和らげられるでしょう。

来客対応のクオリティを重視するのであれば、ハイクラスのオフィスを選ぶのもおすすめです。一等地の住所で、豪華な内装やスキルの高い受付スタッフでおもてなしをすれば、会社に対してポジティブなイメージを顧客に与えられます。

来客対応で顧客の信頼感・安心感を高めれば、取り引きも優位に進めやすくなるでしょう。

資格勉強の使い方で選ぶポイント

資格取得の勉強で利用するとき、部屋が広すぎると料金が高くなる可能性があります。

少しでもコストを抑えたいなら、1名部屋のレンタルオフィスも検討してみてください。1名部屋であれば、都内でも格安料金で利用できる場合があります。

ただ、格安プランだと天井が開いたブースタイプになる場合もあります。防音環境にこだわるのであれば完全個室も検討しましょう。

また、士業資格に合格したあとにそのまま開業登録できるレンタルオフィスもあります。開業を前提に特別価格で利用可能な場合もあるので、開業特典についても着目してみてください。

住所利用の使い方で選ぶポイント

レンタルオフィスサービスが廃止されるリスクを考慮して、事業が安定しているレンタルオフィスを選ぶことが大切です。

安定性を把握できる情報が企業概要です。大手企業が運営していれば安心して選びやすいでしょう。よく知らない企業でも出資会社が大手のケースもあるので、出資比率の項目もチェックしてみてください。

名刺やWebサイトで一等地の住所を記載できれば、企業としての信頼度も高まりやすくなります。事業を有利に進めたいのであれば、ビジネスにおいて知名度の高いエリアを検討してみましょう。

たとえば、日本を代表する一等地として丸の内エリアがあります。世界トップクラスの企業が集まり、日本の優良企業の象徴ともいわれているエリアです。

丸の内エリアにあるレンタルオフィスについて紹介しています。一等地のレンタルオフィスに興味がある方は参考にしてみてください。

レンタルオフィスの使い方の企業事例

さまざまな使い方でレンタルオフィスを有効活用する企業が増えてきています。ここからは実際にあったレンタルオフィスの使い方の企業事例をご紹介します。

使い方の企業事例1．オフィスの縮小移転

新型コロナウイルスの発生にともないテレワークを導入する企業が増加しています。

実際にテレワークを導入した結果、オフィス以外でも仕事を行える事実に気がつき、オフィスの縮小を目的としてレンタルオフィスに切り替えた企業がありました。

レンタルオフィスに移転してオフィスを縮小すれば、維持・管理にかかるトータルコストを削減可能です。

ただ、オフィスを完全に手放したほうがコストを下げられると考える方もいるかもしれません。

しかし、実際に対面できる場を残しておくことが社員の安心感につながる可能性があり、完全にはオフィスを手放さないメリットもあるようです。

使い方の企業事例2．独立会社化

大手電力ホールディングス会社の中で、ベンチャー投資や新規事業開発を行う組織が、事業スピードを速めるために独立会社化を決定し、新たなオフィスとしてレンタルオフィスを利用したケースがありました。

賃貸物件の入居も検討したところ入居までに数ヶ月以上かかることがわかり、すでに什器類が整っていて身軽に入居できるレンタルオフィスを選択したとのことです。

また、事業立ち上げ後の人数の変化が読み切れなかったことから、スペースの拡縮や事務所移転ができるレンタルオフィスにメリットを感じたようです。

使い方の企業事例3．入居者との交流

レンタルオフィスは賃貸オフィスと異なり、さまざまな企業が集まります。

その点、ほかの入居者との交流による情報収集やアイデア獲得に魅力を感じて、レンタルオフィスに入居した酒造企業がありました。

入居者の交流会で自社のお酒を活用してもらい、新たな顧客層にも商品を紹介できたとのことです。また、お酒の製造に関する感想をもらい、フィードバックまで行えたようです。

レンタルオフィスは、自社製品を販売したいメーカーなどとも相性がよいといえます。

レンタルオフィスの使い方に関する注意点

レンタルオフィスの使い方には、いくつか気をつけることがあります。使い方を誤らないように、あらかじめ注意点を把握しておきましょう。

注意点1．店舗利用には対応していない

業種によっては店舗としての利用を検討している方もいるでしょう。店舗としての利用を明確に断っているレンタルオフィスがあります。不特定多数の人々が来訪する使い方や金銭の授受が発生する使い方には対応していない可能性が高いです。

注意点2．最低利用期間が定められている場合がある

短期的に利用したい方もいるかもしれませんが、「最短〇ヶ月から契約可能」というように、最低契約期間が設定されている場合があります。すぐに解約できると思い込まないようにしましょう。

注意点3．住民登録には対応していない

レンタルオフィスは法人登記に対応していることから、住民登録にも対応しているのではないかと思う方もいるかもしれません。レンタルオフィスは、居住スペースの利用を目的に住民登録はできません。勘違いをしないようにしましょう。

自社に適したレンタルオフィスの使い方を検討してビジネスを有利に展開しよう

以上、レンタルオフィスの使い方別にメリット・デメリット、選び方などを解説しました。レンタルオフィスにはさまざまな使い方があるとおわかりいただけたでしょう。

レンタルオフィスの使い方はアイデア次第です。自社でしか気づけない使い方が、ほかにも見つかる可能性があります。

自社に適したレンタルオフィスの使い方を検討して、ビジネスを有利に展開してみましょう。